Datenschutzerklärung

Mit dieser Erklärung informieren wir Sie nach Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Websites nutzen, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:

Andreas Zhang
Doc Hallima
Philipp-Weiß-Straße 1a
82256 Fürstenfeldbruck
Deutschland
E-Mail: kontakt@dochallima.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG). Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Diese Erklärung gilt für dochallima.de, die Demo-Website demo.dochallima.de und unser Backend api.dochallima.de, soweit es für die Demo genutzt wird.

Nicht von dieser Erklärung erfasst sind die Websites von Arztpraxen, die Doc Hallima für seine Kunden betreibt. Für diese ist die jeweilige Praxis verantwortlich; wir handeln dort als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Es gilt die Datenschutzerklärung der jeweiligen Praxis-Website.

2. Überblick

Verarbeitung	Wann	Gespeichert?	Abschnitt
Verbindungsdaten	bei jedem Aufruf	keine Zugriffsprotokolle; IP-Adresse höchstens 24 Stunden im Arbeitsspeicher	3, 8
Ihre E-Mail an uns	wenn Sie uns schreiben	im Postfach bis zur Erledigung, ggf. gesetzliche Aufbewahrung	4
Terminanfrage (Demo)	nur, wenn Sie das Formular absenden	nicht auf dem Server; E-Mail an uns, Löschung nach spätestens 30 Tagen	5
Chat-Nachrichten (Demo)	nur, wenn Sie den Chat nutzen	nein	6
Chat-Verlauf (Demo)	nur, wenn Sie den Chat nutzen	nur in Ihrem Browser-Tab, bis Sie ihn schließen	6
Anonyme Chat-Statistik (Demo)	je Antwort bzw. Bewertung	ja, ohne Personenbezug	7

Unsere Websites setzen keine Cookies, verwenden keine Analyse- oder Tracking-Dienste und laden keine Inhalte von Drittanbietern: Schriftarten liefern wir selbst aus, Karten sind nicht eingebettet – Links zu Kartendiensten öffnen den jeweiligen Dienst erst, wenn Sie darauf klicken.

3. Bereitstellung der Websites

Beim Aufruf unserer Websites verarbeitet unser Server technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer), soweit Ihr Browser sie übermittelt.

• Zweck: Auslieferung der Seiten, Sicherheit und Stabilität des Betriebs.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und funktionsfähigen Angebot.
• Speicherung: Wir führen keine Zugriffsprotokolle über einzelne Aufrufe und werten Verbindungsdaten weder zu Analyse- noch zu Werbezwecken aus. Zum Schutz vor Missbrauch siehe Abschnitt 8.
• Hosting: Websites und Backend betreiben wir auf Servern der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, in Deutschland. netcup verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

4. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und den Inhalt Ihrer Nachricht.

• Zweck: Beantwortung Ihrer Anfrage.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt; sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).
• Empfänger: unser E-Mail-Dienstleister als Auftragsverarbeiter.
• Speicherdauer: bis Ihre Anfrage erledigt ist. Betrifft die Korrespondenz einen Vertrag, bewahren wir sie nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften auf (bis zu sechs bzw. zehn Jahre, § 257 HGB, § 147 AO).

5. Demo-Website: Terminanfrage

Die Demo zeigt eine frei erfundene Praxis. Anfragen gehen an uns, nicht an eine Arztpraxis. Bitte geben Sie dort keine echten Gesundheitsdaten ein.

Wenn Sie das Formular „Termin anfragen“ absenden, verarbeiten wir: Name, Telefonnummer, optional E-Mail-Adresse, ob Sie neu oder bereits Patient:in sind, Versicherungsart sowie optional den Anlass (eine Leistung aus der Liste der Demo-Praxis) und Ihre Wunschzeit. Ein Freitextfeld zu Beschwerden gibt es bewusst nicht.

• Zweck: Vorführung der Funktion.
• Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie mit dem Absenden erteilen. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail an uns.
• Ablauf: Die Angaben werden nicht auf unserem Server gespeichert, sondern verschlüsselt per E-Mail an uns weitergeleitet.
• Empfänger: unser E-Mail-Dienstleister als Auftragsverarbeiter.
• Speicherdauer: Wir löschen die E-Mail nach Prüfung der Funktion, spätestens nach 30 Tagen.

6. Demo-Website: Chat-Assistent (KI)

Der Chat ist ein KI-gestützter Assistent. Er beantwortet organisatorische Fragen zur fiktiven Praxis (Sprechzeiten, Anfahrt, Leistungen, Termin) und gibt keine medizinische Beratung. Er öffnet sich nur, wenn Sie ihn anklicken.

• Verarbeitete Daten: Ihre Nachrichten und die bisherigen Nachrichten des Gesprächs (höchstens zwölf), dazu technische Verbindungsdaten.
• Zweck: Erzeugen der Antworten.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem hilfreichen Informationsangebot; die Nutzung ist freiwillig.
• KI-Dienst: Derzeit beantwortet die Demo Fragen in einem internen Testmodus ohne externen KI-Dienst – Ihre Nachrichten verlassen unseren Server nicht. Setzen wir einen KI-Anbieter ein, nennen wir ihn hier vorher mit Sitz, Rechtsgrundlage einer etwaigen Übermittlung in ein Drittland und der Zusage, dass Ihre Eingaben nicht zum Training verwendet werden.
• Keine Speicherung: Gesprächsinhalte werden auf unserem Server weder gespeichert noch protokolliert.
• Verlauf im Browser: Damit das Gespräch beim Wechsel zwischen den Seiten erhalten bleibt, legt der Chat den Verlauf nur im Sitzungsspeicher (sessionStorage) Ihres Browser-Tabs ab. Er wird beim Schließen des Tabs oder über „Gespräch löschen“ entfernt und nie an uns übertragen, außer als Teil Ihrer nächsten Frage. Grundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich).
• Übergabe an die Terminanfrage: Wählen Sie im Chat „Termin anfragen“, wird nur die passende Leistung als Anlass in das Formular übernommen – keine Gesprächsinhalte.
• Bitte keine Gesundheitsdaten: Der Assistent fragt nicht nach Gesundheitsdaten und geht auf solche Angaben nicht ein. Bei Hinweisen auf einen Notfall verweist er auf den Notruf 112 bzw. den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117.

7. Anonyme Statistik und Bewertung im Chat

Um den Assistenten zu verbessern, zählen wir je Antwort nur das Thema (z. B. „Sprechzeiten“) und das Ergebnis (z. B. „beantwortet“) aus festen Listen, das Datum ohne Uhrzeit sowie Ihre freiwillige Bewertung (Daumen hoch oder runter). Seltene Ergebnisse wie Hinweise auf einen Notfall zählen wir nur pro Woche. Außerdem zählen wir pro Tag, welcher technische Dienstleister (Abschnitt 6) eine Antwort geliefert hat oder ausgefallen ist – ohne Bezug zu einzelnen Gesprächen.

Gespeichert werden weder Text noch IP-Adresse noch andere Merkmale, die einen Bezug zu Ihrer Person erlauben – die gespeicherten Werte sind anonym. Rechtsgrundlage für ihre Bildung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Assistenten). Nach 13 Monaten fassen wir die Werte zu Monatssummen zusammen.

8. Schutz vor Missbrauch

Damit Formulare, Chat und Bewertung nicht massenhaft missbraucht werden, begrenzt unser Backend die Anfragen je IP-Adresse. Dazu hält es die IP-Adresse ausschließlich im Arbeitsspeicher und verwirft sie spätestens nach 24 Stunden; sie wird nicht auf Datenträger geschrieben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb und am Schutz vor Überlastung).

9. Empfänger

Ihre Daten erhalten nur Dienstleister, die wir sorgfältig ausgewählt und als Auftragsverarbeiter vertraglich gebunden haben (Art. 28 DSGVO):

• Hosting: netcup GmbH, Deutschland (Abschnitt 3)
• E-Mail-Versand und -Postfach: E-Mail-Dienstleister (Abschnitte 4 und 5)
• Datensicherung: verschlüsselte Sicherungskopien bei einem Anbieter in Deutschland – sie enthalten nur die anonyme Statistik (Abschnitt 7), keine Chat-Inhalte und keine Terminanfragen

Eine Weitergabe an andere Dritte findet nur statt, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

10. Übermittlung in Drittländer

Derzeit übermitteln wir keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Sollte sich das ändern – etwa durch einen KI-Anbieter mit Sitz außerhalb der EU –, informieren wir hier vorher über das Land und die Garantien (Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

11. Speicherdauer im Überblick

Daten	Speicherdauer
Verbindungsdaten	keine Zugriffsprotokolle; IP-Adresse höchstens 24 Stunden im Arbeitsspeicher
E-Mail-Anfragen	bis zur Erledigung; vertragsbezogene Korrespondenz 6 bzw. 10 Jahre
Terminanfragen der Demo	höchstens 30 Tage
Chat-Nachrichten	nicht gespeichert
Chat-Verlauf im Browser	bis Sie den Tab schließen oder das Gespräch löschen
Anonyme Chat-Statistik	tagesgenau 13 Monate, danach als Monatssummen
Sicherungskopien	30 Tage

12. Müssen Sie Daten bereitstellen?

Die Bereitstellung ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die technisch notwendigen Verbindungsdaten können wir die Websites jedoch nicht ausliefern. Formular, Chat und E-Mail nutzen Sie freiwillig; ohne Ihre Angaben können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten.

13. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie ähnlich erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Der Chat-Assistent gibt lediglich Auskünfte; er trifft keine Entscheidungen über Sie.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt

Schreiben Sie uns dazu an kontakt@dochallima.de. Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Da wir Chat-Inhalte und Terminanfragen nicht auf dem Server speichern und die Statistik anonym ist, liegen dazu in aller Regel keine Daten vor, die wir Ihnen zuordnen könnten.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ein formloser Widerspruch an kontakt@dochallima.de genügt.

Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

15. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, unter anderem:

• verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS), E-Mail-Versand nur verschlüsselt
• kein Speichern von Formular- und Chat-Inhalten
• Datenbank ohne Zugang aus dem Internet, Zugriffe nach dem Prinzip der geringsten Rechte, Trennung der Daten verschiedener Praxen in der Datenbank
• verschlüsselte Sicherungskopien bei einem Anbieter in Deutschland
• Begrenzung von Anfragen, regelmäßige automatische Prüfung unserer Software

Kommt es dennoch zu einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, melden wir sie der Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden (Art. 33 DSGVO) und benachrichtigen Sie unverzüglich, wenn ein hohes Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten besteht (Art. 34 DSGVO).

16. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Websites, eingesetzte Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung; das Datum steht oben unter „Stand“.