Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Stand: 13. Oktober 2026 (Fassung 1.0)

nach Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zwischen dem Kunden (Verantwortlicher, „Praxis“) und Andreas Zhang, Doc Hallima, Philipp-Weiß-Straße 1a, 82256 Fürstenfeldbruck (Auftragsverarbeiter, „Doc Hallima“). Er ist Bestandteil des Hauptvertrags nach den AGB und geht diesen bei Fragen des Datenschutzes vor.

§ 1 Gegenstand, Dauer, Art und Zweck

Gegenstand: Betrieb der Praxis-Website und der gebuchten Dienste nach der Leistungsbeschreibung.
Dauer: Laufzeit des Hauptvertrags; die Pflichten zur Löschung und Verschwiegenheit gelten darüber hinaus.

Art und Zweck der Verarbeitung:

Verarbeitung	Zweck	Speicherung bei Doc Hallima
Auslieferung der Website	Bereitstellung im Internet, Sicherheit	keine Zugriffsprotokolle; IP-Adresse höchstens 24 h im Arbeitsspeicher (Missbrauchsschutz)
Terminanfrage	Weiterleitung der Anfrage per E-Mail an die Praxis	keine
KI-Assistent	Beantwortung organisatorischer Fragen; Weitergabe der Nachrichten an einen KI-Anbieter zur Erzeugung der Antwort	keine Speicherung der Inhalte
Anonyme Chat-Statistik	Berichte an die Praxis, Verbesserung des Dienstes (§ 3 Abs. 3)	nur anonyme Zähler

§ 2 Art der Daten und Kreis der Betroffenen

Betroffene: Besucher:innen der Praxis-Website, insbesondere Patient:innen und Interessent:innen.
Datenarten: Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser); Angaben aus der Terminanfrage (Name, Telefonnummer, optional E-Mail-Adresse, Neu-/Bestandspatient, Versicherungsart, Anlass aus der Leistungsliste, Wunschzeit); Inhalte von Chat-Nachrichten.
Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): Gesundheitsbezug ist möglich – schon die Anfrage an eine Praxis oder der gewählte Anlass kann ihn haben; im Chat können Besucher:innen trotz Hinweis Gesundheitsdaten eingeben. Die Dienste sind darauf ausgelegt, solche Daten weder abzufragen noch zu speichern.

§ 3 Weisungen

Doc Hallima verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung der Praxis, auch in Bezug auf Übermittlungen in Drittländer, es sei denn, es ist gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet; dann teilt es der Praxis diese Pflicht vorher mit, soweit das Gesetz dies nicht verbietet.
Die Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag, dem Hauptvertrag und den Einstellungen der gebuchten Dienste. Weitere Weisungen erteilt die Praxis in Textform.
Weisung zur anonymen Statistik: Die Praxis weist Doc Hallima an, aus der Nutzung des KI-Assistenten anonyme Zähler zu bilden – Thema und Ergebnis der Frage aus festen Listen, Datum ohne Uhrzeit (bei Notfall-Hinweisen nur die Woche), freiwillige Bewertung und Version der Grundregeln; kein Text, keine IP-Adresse, keine Kennung von Besucher:innen. Doc Hallima darf diese Zähler (a) für Berichte an die Praxis und (b) zusammengefasst über mindestens fünf Praxen und ohne Bezug zu einer Praxis zur Verbesserung seines Dienstes für alle Kunden nutzen. Die Zähler der Praxis werden 13 Monate tagesgenau und danach als Monatswerte aufbewahrt und bei Vertragsende nach § 10 gelöscht.
Hält Doc Hallima eine Weisung für rechtswidrig, informiert es die Praxis unverzüglich und darf die Ausführung bis zur Klärung aussetzen.

§ 4 Vertraulichkeit und Schweigepflicht

Doc Hallima setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
Die Praxis unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht. Doc Hallima ist mitwirkende Person im Sinne von § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB. Es verpflichtet sich und alle von ihm eingesetzten Personen sowie Unterauftragsverarbeiter, über fremde Geheimnisse, die ihnen bei der Leistungserbringung bekannt werden, Verschwiegenheit zu wahren, und weist sie auf die Strafbarkeit nach § 203 StGB hin. Doc Hallima nimmt von solchen Geheimnissen nur Kenntnis, soweit dies für die Leistung erforderlich ist.

§ 5 Sicherheit der Verarbeitung

Doc Hallima trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO in Anlage 1. Es darf sie weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht unterschritten wird; wesentliche Änderungen dokumentiert es.

§ 6 Unterstützung der Praxis

Doc Hallima unterstützt die Praxis im erforderlichen Umfang

bei der Beantwortung von Anträgen Betroffener (Art. 12–22 DSGVO); geht ein Antrag bei Doc Hallima ein, leitet es ihn unverzüglich an die Praxis weiter;
bei der Datensicherheit, der Meldung von Datenschutzverletzungen, der Datenschutz-Folgenabschätzung und vorherigen Konsultation (Art. 32–36 DSGVO); für den KI-Assistenten stellt Doc Hallima eine vorbereitete Datenschutz-Folgenabschätzung bereit.

§ 7 Meldung von Verletzungen

Doc Hallima meldet der Praxis eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis, mit den Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit sie vorliegen; fehlende Angaben reicht es nach, sobald sie vorliegen. Es ergreift die erforderlichen Maßnahmen zur Eindämmung.

§ 8 Unterauftragsverarbeiter

Die Praxis erteilt die allgemeine Genehmigung zum Einsatz von Unterauftragsverarbeitern. Die bei Vertragsschluss eingesetzten stehen in Anlage 2.
Doc Hallima informiert die Praxis mindestens vier Wochen vor dem Einsatz eines neuen oder dem Austausch eines Unterauftragsverarbeiters in Textform. Die Praxis kann innerhalb dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Können sich die Parteien nicht einigen, kann die Praxis den Hauptvertrag zum Zeitpunkt des Einsatzes außerordentlich kündigen.
Doc Hallima verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf die Pflichten dieses Vertrags einschließlich der Verschwiegenheit nach § 4 Abs. 2 und bleibt der Praxis für dessen Einhaltung verantwortlich.

§ 9 Drittländer

Eine Verarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind (Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln) und die Praxis nach § 8 Abs. 2 informiert wurde. Doc Hallima bevorzugt Anbieter mit Verarbeitung in der EU und setzt KI-Anbieter nur ein, wenn vertraglich ausgeschlossen ist, dass Eingaben zum Training von Modellen verwendet werden.

§ 10 Löschung und Rückgabe

Nach Vertragsende löscht Doc Hallima alle personenbezogenen Daten der Praxis sowie die praxisbezogenen anonymen Zähler innerhalb von 30 Tagen, sofern keine Pflicht zur Speicherung besteht. Auf Wunsch stellt es der Praxis vorher ihre Daten und Inhalte in einem gängigen Format bereit.
Sicherungskopien werden nicht gesondert bereinigt, sondern laufen nach spätestens 30 Tagen aus.
Doc Hallima dokumentiert die Löschung in einem Protokoll ohne Inhalte (Praxis, Zeitpunkt, Umfang) und bestätigt sie der Praxis auf Anfrage in Textform.

§ 11 Nachweise und Kontrollen

Doc Hallima stellt der Praxis alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags zur Verfügung.
Die Praxis oder ein von ihr beauftragter, zur Verschwiegenheit verpflichteter Prüfer kann Kontrollen durchführen, in der Regel nach Anmeldung mit angemessener Frist während der Geschäftszeiten und ohne Störung des Betriebs. Doc Hallima kann Nachweise auch durch aktuelle Dokumentation oder Bescheinigungen erbringen.

§ 12 Haftung und Schlussbestimmungen

Die Haftung richtet sich nach Art. 82 DSGVO; im Übrigen gelten die Regelungen des Hauptvertrags.
Änderungen dieses Vertrags bedürfen der Textform.
Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und dem Hauptvertrag geht in Fragen des Datenschutzes dieser Vertrag vor.

Anlage 1 – Technische und organisatorische Maßnahmen

Vertraulichkeit

Hosting in Rechenzentren in Deutschland; physische Zutrittskontrolle durch den Hosting-Anbieter
Server-Zugang nur für Doc Hallima, per Schlüssel statt Passwort; Geheimnisse nur auf dem Server, nicht im Quellcode
Datenbank ohne Zugang aus dem Internet; Rollen nach dem Prinzip der geringsten Rechte (das Backend darf nur Zähler schreiben, nichts löschen und das Schema nicht ändern)
Trennung der Praxen in der Datenbank selbst (Row Level Security), automatisch getestet
Backend-Container ohne Schreibrechte im Dateisystem und ohne Administratorrechte

Datenminimierung

keine Speicherung von Chat-Inhalten und Terminanfragen; keine Inhalte in Protokollen
Terminanfrage ohne Freitext zu Beschwerden; Übergabe aus dem Chat nur als Leistung aus der Leistungsliste der Praxis
Chat-Statistik anonym (§ 3 Abs. 3); IP-Adressen nur im Arbeitsspeicher, höchstens 24 Stunden

Integrität

Verschlüsselung aller Verbindungen (HTTPS/TLS), E-Mail-Versand nur verschlüsselt
Bewertungen nur mit signierter, einmal gültiger Kennung
Änderungen am Datenbankschema nur über versionierte, prüfsummengesicherte Migrationen

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

Websites statisch; sie bleiben bei Störungen von Backend oder Datenbank erreichbar, der Chat funktioniert ohne Datenbank weiter
Begrenzung der Anfragen je IP-Adresse und je Praxis und Tag; Zeitlimits für Datenbankabfragen
tägliche, verschlüsselte Sicherungskopien bei einem Anbieter in Deutschland, 30 Tage aufbewahrt; Wiederherstellung auf neuem Server erprobt und automatisch getestet; Ziel: höchstens 24 Stunden Datenverlust, Wiederherstellung binnen 4 Stunden an Werktagen

Überprüfung

automatische Prüfung jeder Softwareänderung (Typprüfung, Tests einschließlich Datenbank-Tests, Builds), bevor sie ausgeliefert wird
regelmäßige Sicherheits-Updates von Server, Datenbank und Abhängigkeiten
dokumentierte Verfahren für Wartung, Wiederherstellung und Datenschutzverletzungen

Anlage 2 – Unterauftragsverarbeiter

Unternehmen	Leistung	Ort der Verarbeitung
netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe	Hosting (Server, Netz)	Deutschland

Für E-Mail-Versand, Sicherungskopien und den KI-Assistenten setzt Doc Hallima weitere Unterauftragsverarbeiter ein, sobald diese Dienste für die Praxis aktiviert werden. Sie werden vorher nach § 8 Abs. 2 mit Unternehmen, Leistung, Ort der Verarbeitung und gegebenenfalls Garantien für Drittländer mitgeteilt und in dieser Anlage ergänzt.